Προσθέστε ή καταργήστε έναν λογαριασμό χρήστη υπαλλήλου

Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, ίσως έχετε νέους υπαλλήλους να συμμετάσχουν στην ομάδα σας ή εργαζομένους που δεν είναι πλέον μαζί σας. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για να προσθέσετε χρήστες email ή να τις καταργήσετε όπως απαιτείται.

Νέοι υπάλληλοι

Πόσο συναρπαστικό — κάποιος συμμετέχει στην ομάδα σας! Ας πάρουμε τη διεύθυνση email τους ώστε να είναι έτοιμοι να ξεκινήσουν να δουλεύουν.

1. Καταρχάς, δημιουργήστε έναν λογαριασμό χρήστη για τον νέο εργαζόμενο. Θα έχετε την επιλογή να καταχωρήσετε έναν κωδικό πρόσβασης ή να δημιουργήσετε τον λογαριασμό με προσωρινό κωδικό πρόσβασης.
2. Δώστε στον εργαζόμενο τη νέα διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασής του, ώστε να μπορεί να συνδεθεί. Ακολουθούν οι σελίδες εισόδου για το Office online ή το Outlook στο web . Αν ο λογαριασμός τους ρυθμίστηκε με προσωρινό κωδικό πρόσβασης, δείτε τα βήματα για την επαναφορά του κωδικού πρόσβασης .
3. Για να παραμείνει συνδεδεμένος, ο υπάλληλος μπορεί να ρυθμίσει email στις συσκευές του .
4. Αν ο νέος σας χρήστη βρίσκεται σε πρόγραμμα Business Professional ή Premium Security, μπορεί να εγκαταστήσει εφαρμογές Office . Μπορούν επίσης να συνδεθούν στα OneDrive και στο SharePoint .

Πρώην υπάλληλοι

Όταν ένας υπάλληλος εγκαταλείψει την επιχείρησή σας, είναι σημαντικό να καταργήσετε τον λογαριασμό χρήστη για να μην μπορούν να έχουν πρόσβαση στις ασφαλείς πληροφορίες σας.

1. Για να αποτρέψετε τον υπάλληλο να έχει πρόσβαση στον λογαριασμό email του, επαναφέρετε τον κωδικό πρόσβασής του και αποσυνδεθείτε από όλες τις συσκευές .
2. Για να αποθηκεύσετε τα στοιχεία email του υπαλλήλου, δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας (.pst ή .ost).
3. Διαγράψτε τον λογαριασμό χρήστη . Αν δεν χρειάζεται να έχετε πρόσβαση στο email του υπαλλήλου, μπορείτε απλώς να διαγράψετε τον λογαριασμό χωρίς να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας.
4. Δημιουργήστε ξανά τη διεύθυνση email ως κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο , ώστε τυχόν μηνύματα που στέλνονται στον πρώην υπάλληλο να λαμβάνονται από τους χρήστες που προτιμάτε. Αν αποθηκεύσατε δεδομένα email, μπορείτε επίσης να εισαγάγετε το αντίγραφο ασφαλείας (.pst ή .ost). στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.

Περισσότερες πληροφορίες

• Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, κλείστε και επανεκκινήστε το Outlook. Θα πρέπει να δείτε το γραμματοκιβώτιο στους φακέλους σας. Αν όχι, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να αποκτήσετε πρόσβαση σε κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο .